Sin ánimo de lucro

Estudio de caso de UC sin fines de lucro en foco: RingCentral y The Big Issue

Estudio de caso de UC sin fines de lucro en foco: RingCentral y The Big Issue

Hacer del mundo un lugar mejor es una misión desafiante para cualquier organización. Las organizaciones sin fines de lucro se basan en misiones, promesas y valores significativos, con un enfoque en transformar el planeta que conocemos para mejor. Sin embargo, estas organizaciones sin fines de lucro enfrentan una serie de desafíos, desde problemas con la falta de financiamiento hasta problemas con la promoción.

Uno de los desafíos más importantes que enfrentan las organizaciones sin fines de lucro en la actualidad es descubrir cómo mantener a los miembros del equipo alineados, respaldados y capaces de colaborar de manera efectiva. Con los trabajadores de organizaciones benéficas a menudo distribuidos en una gran cantidad de entornos diferentes, puede ser difícil mantener el flujo de información en cualquier organización sin fines de lucro funcionando sin problemas.

Cuando una de las organizaciones sin fines de lucro más grandes del Reino Unido, The Big Issue, decidió que necesitaba ayuda para conectar equipos y apoyar a sus usuarios, decidió acudió a RingCentral en busca de ayuda.

La búsqueda de comunicaciones confiables

The Big Issue es una de las organizaciones sin fines de lucro más conocidas del Reino Unido, creada para responder a una crisis social en el país. Esta publicación permitió a algunas de las personas más vulnerables del Reino Unido comprar y vender una revista, manteniendo el 50 % del precio de portada de sus facturas. Desde entonces, más de 100.000 vendedores han comenzado a vender Big Issue, con más de 200 millones de copias distribuidas.

Hace unos 15 años, The Big Issue dio un paso más con sus planes de crecimiento, lanzando el programa «Big Issue Invest», que ahora ha apoyado directamente a más de 400 organizaciones benéficas y empresas sociales. Considerado por muchos como un ícono británico, allanando el camino para un futuro transformador, The Big Issue innova para el bien social.

Con un trabajo tan importante por hacer, el equipo de The Big Issue necesitaba acceso a un sistema telefónico confiable, capaz de trabajar en cualquier lugar donde los miembros de su equipo necesitaran acceso a comunicaciones constantes. Desafortunadamente, la solución que el equipo había estado usando estaba comenzando a volverse cada vez más obsoleta cuando llegó la pandemia.

Tratar con un sistema telefónico obsoleto

Cuando el equipo de Big Issue compró por primera vez un conjunto de sistemas telefónicos locales hace varios años para respaldar una red de oficinas en todo el Reino Unido, la compra parecía un paso adelante positivo. Desafortunadamente, el sistema heredado eventualmente comenzó a crear problemas significativos, demasiado serios para que la empresa los ignorara.

Según Jacek Papciak, ingeniero sénior de redes de The Big Issue, el sistema local dependía por completo del suministro de energía de la oficina. Desafortunadamente, el área donde The Big Issue hace la mayor parte de su trabajo experimenta muchos cortes de energía, que a veces duran largos períodos de tiempo. Cuando ocurrieron las interrupciones, el equipo estaba lidiando con una falta total de acceso a cualquier servicio telefónico.

Debido a que el hardware del teléfono en uso sirvió a más de una ubicación, un corte de energía en un entorno también podría conducir a la disminución del servicio telefónico para muchas otras oficinas.

Además, aunque el sistema telefónico heredado ayudó a los empleados a acceder al servicio telefónico a través de aplicaciones móviles y de escritorio, ambas aplicaciones a menudo sufrían problemas. Eventualmente, las aplicaciones a menudo fallaban, dejando a los empleados con un servicio telefónico muy limitado desde el momento en que se alejaban de sus escritorios.

El sistema en sí, según el equipo de The Big Issue, también era extremadamente complejo y requería un conocimiento técnico significativo para aprovecharlo. Cada vez que algo salía mal, el equipo perdía días tratando de solucionar el problema. Se necesitaba una gran experiencia para solucionar incluso problemas menores o realizar pequeños cambios administrativos, lo que generaba enormes dolores de cabeza para el equipo técnico.

Resolución de problemas con las comunicaciones en la nube

Después de evaluar su entorno actual y el mundo de la comunicación en evolución, el equipo de tecnología de Big Issue decidió que era hora de actualizar a una solución de comunicación en la nube.

Incluso antes de que comenzara la pandemia, la organización ya estaba buscando formas de agregar más flexibilidad a su entorno. The Big Issue quería que fuera más fácil para los miembros del personal que viajaban y remotos mantenerse conectados y accesibles independientemente de su ubicación.

Las aplicaciones móviles y de escritorio de RingCentral permitieron a los usuarios realizar y recibir llamadas utilizando números comerciales desde cualquier computadora portátil o computadora. Al mismo tiempo, la tecnología permitió un mayor nivel de confiabilidad y tranquilidad para los equipos. Según Jacek, The Big Issue quería asegurarse de que los miembros del equipo pudieran continuar accediendo a los servicios telefónicos en caso de un corte de energía.

Con las soluciones basadas en la nube, fue posible continuar las llamadas durante un corte de energía, siempre que la energía de la batería aún estuviera disponible para una computadora portátil o un teléfono móvil.

El equipo de tecnología de Big Issue comenzó a implementar rápidamente la tecnología de RingCentral y el ecosistema de comunicaciones de trabajo desde cualquier lugar. Curiosamente, este también fue el mismo momento en que el gobierno del Reino Unido comenzó a emitir sus órdenes de bloqueo por la pandemia.

Según el equipo, claramente eligieron un momento difícil para implementar nuevas tecnologías (durante el inicio del confinamiento). Sin embargo, The Big Issue cree que la transición no podría haber llegado en un mejor momento, ya que les permitió continuar haciendo un trabajo importante durante la pandemia.

Mantener operaciones consistentes

Si bien The Big Issue cambió a las comunicaciones en la nube por varias razones, descubrieron un beneficio que nunca esperaron cuando llegó la pandemia: una nueva capacidad para garantizar la flexibilidad en el lugar de trabajo. Debido a que los miembros del equipo podían hacer llamadas y configurar videoconferencias fácilmente desde una aplicación dedicada, tuvieron una transición mucho más simple al trabajo remoto.

El cambio al panorama del trabajo remoto se simplificó gracias al acceso a una solución integral de UC. Incluso durante la pandemia, los miembros del personal de Big Issue pudieron trabajar de manera más efectiva como equipo, explorar nuevos proyectos y generar nuevas ideas.

La poderosa solución de «trabajo desde cualquier lugar» de RingCentral desempeñó un papel importante en la transición de The Big Issue hacia una nueva era de operaciones mejoradas digitalmente. Según el director financiero del grupo, Clive Ellis, RingCentral fue una herramienta vital para que los equipos trabajaran de manera efectiva desde casa durante el confinamiento.